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Politique de confidentialité pour recruter via Teamtailor
Le service de traitement de recrutement et de simplification du processus d’embauche (le "Service ") est proposé par Teamtailor pour le compte de Visiativ (le "Gestionnaire" "nous " "notre " etc.). Visiativ apporte une attention particulière aux données personnelles qu'elle traite et notamment aux données personnelles des personnes utilisant le Service (les "Utilisateurs"). Nous nous efforçons de maintenir le niveau le plus élevé possible en matière de protection des données personnelles. La présente Politique de confidentialité vise à informer les Utilisateurs sur la manière dont nous traitons leurs données personnelles dans le cadre de leur processus de recrutement.
1. Généralités
Conformément à la législation et réglementation applicable, nous agissons en qualité de responsable du traitement. Les données à caractère personnel des Utilisateurs sont traitées dans le but de gérer et de simplifier le recrutement d’employés pour Visiativ.
2. Collecte des données à caractère personnel
Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que les Utilisateurs apportent au Service, ou des données à caractère personnel que nous collectons de quelque manière que ce soit à l’égard du Service.
Quand et comment nous collectons des données personnelles
Nous collectons des données personnelles auprès des Utilisateurs lorsque ces derniers :
- font une demande par le biais du Service ou autre et ajoutent des données personnelles les concernant personnellement ou via une source tierce, comme Facebook ou LinkedIn ; et
- utilisent le Service pour se connecter avec notre personnel, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement ou via une source tierce, comme Facebook ou LinkedIn
- et fournit des données identifiables dans notre chat (sur le site Web exploitant le Service) et pertinentes dans le cadre d’un processus de candidature ;
Nous collectons des données auprès de tiers, comme Facebook, LinkedIn et par le biais d’autres sources publiques. C’est ce que l’on appelle le "Sourcing", une activité réalisée manuellement par nos employés ou automatiquement par le Service.
Dans certains cas, les employés existants peuvent faire des recommandations sur les candidats potentiels. Ces employés ajouteront des données personnelles sur ces candidats potentiels. Dans les cas où cela est fait, le candidat potentielsera considéré comme un Utilisateur dans le contexte de la présente Politique de confidentialité et sera informé du traitement de ses données.
Types de données à caractère personnel collectées et traitées
Les catégories de données à caractère personnel qui peuvent être collectées par le biais du Service peuvent être utilisées pour identifier des personnes physiques à partir de noms, d’e-mails, de photos et de vidéos, d’informations provenant de comptes Facebook et LinkedIn, de réponses à des questions posées par le biais du processus de recrutement, de titres, d’études ou de toute autre information que l’Utilisateur ou toute autre personne aura fourni par le biais du Service. Seules les données pertinentes pour le processus de recrutement sont collectées et traitées.
Finalité et licéité du traitement
La finalité de la collecte et du traitement des données à caractère personnel est de gérer le recrutement. La licéité du traitement des données personnelles est notre intérêt légitime à simplifier et faciliter le recrutement.
Les données personnelles qui sont traitées à des fins d’analyse agrégée ou d’étude de marché seront systématiquement anonymisées. Ces données personnelles ne peuvent pas être utilisées pour identifier un certain Utilisateur. Ainsi, ces données ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel.
Le consentement de la personne concernée
L’Utilisateur consent au traitement de ses données à caractère personnel dans le but de traiter le recrutement du Gestionnaire. L’Utilisateur consent à ce que des données personnelles soient collectées par le biais du Service, lorsque les Utilisateurs :
- font une demande par le biais du Service, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce comme Facebook ou LinkedIn, et lorsque le Gestionnaire peut utiliser des outils de Sourcing externes pour ajouter des informations supplémentaires ; et
- lorsqu’ils utilisent le Service pour se connecter au service de recrutement du Gestionnaire, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce comme Facebook ou LinkedIn.
L’Utilisateur consent également à ce que le Gestionnaire collecte des informations publiquement disponibles sur l’Utilisateur et les compile pour les utiliser à des fins de recrutement.
L’Utilisateur consent à ce que les données personnelles collectées conformément aux a) et b) ci-dessus soient traitées conformément aux sections suivantes Stockage et transfert et Durée de traitement des données personnelles.
L’Utilisateur aura le droit de retirer son consentement à tout moment, en contactant le Gestionnaire à l’aide des coordonnées indiquées au paragraphe 9. L’utilisation de ce droit peut toutefois impliquer que l’Utilisateur ne pourra pas postuler pour un emploi spécifique ou utiliser autrement le Service.
Stockage et transferts
Les données personnelles collectées par le biais du Service sont stockées et traitées à l’intérieur de l’UE/EEE, ou dans un pays tiers qui est considéré par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat, ou traitées par de tels fournisseurs qui ont conclu de tels accords contraignants qui respectent pleinement la légalité des transferts de pays tiers ou vers d’autres services où des garanties adéquates sont en place afin de protéger les droits des personnes concernées dont les données sont transférées. Pour obtenir la documentation concernant ces garanties adéquates, contactez-nous en utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe 9.
Durée de traitement des données à caractère personnel
Si un Utilisateur ne s’oppose pas, par écrit, au traitement de ses données à caractère personnel, celles-ci seront stockées et traitées par nous aussi longtemps que nous le jugerons nécessaire au regard des finalités énoncées plus haut. Veuillez noter qu’un·e candidat·e (Utilisateur) peut être intéressant·e pour un recrutement futur et, à cette fin, et si vous l'autorisez, nous pouvons être amenés à conserver les données personnelles des Utilisateurs jusqu’à ce qu’ils n’aient plus de valeur de recrutements potentiels.
3. Droits des utilisateurs
Les utilisateurs ont le droit de demander des informations sur les données personnelles traitées par nos services, en nous notifiant par écrit aux coordonnées mentionnées au paragraphe 9 suivant. Les utilisateurs ont le droit de recevoir gratuitement une (1) copie des données personnelles traitées qui leur appartiennent. Pour toute autre copie demandée, le Gestionnaire aura le droit de facturer des frais raisonnables, en fonction des coûts administratifs générés par une telle demande.
Les Utilisateurs ont le droit, si nécessaire, de rectifier les données personnelles inexactes les concernant, en réalisant une demande écrite aux coordonnées du paragraphe 9 suivant.
L’utilisateur pourra exiger l’effacement, la restriction, le droit de s’opposer au traitement de ses données dans les conditions de la législation et réglementation applicable.
L’utilisateur a le droit de révoquer tout consentement au traitement qu’il a donné au Gestionnaire. L’utilisation de ce droit peut toutefois impliquer que ce dernier ne pourra plus postuler à une offre d’emploi spécifique ou utiliser autrement le Service.
L’Utilisateur dispose, dans certaines circonstances, d’un droit à la portabilité de ses données personnelles, ce qui signifie qu’il a le droit d’obtenir ses données personnelles et de les transférer vers un autre Gestionnaire, tant que cela n’a aucun impact négatif sur les droits et libertés d’autrui.
L’utilisateur aura le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle concernant le traitement de ses données personnelles s’il considère que le traitement desdites données personnelles enfreint le cadre juridique de la loi sur la protection de la vie privée.
4. Sécurité
Nous donnons la priorité à l’intégrité personnelle et travaillons donc activement pour que les données personnelles des utilisateurs soient traitées avec le plus grand soin. Par conséquent, nous prenons les mesures que l’on peut raisonnablement attendre afin que les données personnelles des Utilisateurs et d’autres personnes soient traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique de confidentialité et au RGPD.
Cependant, les transferts de données sur Internet et les réseaux mobiles ne peuvent jamais se faire sans aucun risque, par conséquent, tous les transferts sont effectués aux propres risques de la personne qui les exécute. Il est important que les Utilisateurs prennent également la responsabilité de s’assurer que leurs données sont bien protégées. Il en va de la responsabilité de l’Utilisateur de s’assurer que ses données de connexion restent secrètes.
5. Transfert de données personnelles à des tiers
Nous ne vendrons ni ne transférerons de quelque manière que ce soit les données personnelles des Utilisateurs à des tiers.
Nous pouvons transférer les données personnelles des Utilisateurs :
- à nos partenaires et sous-traitants, agissant en tant qu’intervenants traitants et sous-traitants les données conformément à nos instructions, afin de proposer le Service ;
- aux autorités ou conseillers juridiques en cas de suspicion de comportement criminel ou inapproprié ; ou
- aux autorités, conseillers juridiques ou à tout autre acteur similaire, lorsque la loi l’exige ou lorsque nous y sommes conviés par ladite autorité.
Nous ne transférons les données personnelles des Utilisateurs qu’à des tiers en qui nous avons confiance. Nous choisissons soigneusement nos partenaires afin de garantir que les données personnelles de l’Utilisateur sont traitées conformément aux législations en vigueur en matière de protection de la vie privée. Nous coopérons avec les catégories suivantes de processeurs de données à caractère personnel : Teamtailor, qui fournit le Service, les sociétés de serveur et d’hébergement, les sociétés de référencement des e-mails, les sociétés de traitement des vidéos, les sociétés d’approvisionnement en informations, les sociétés de services analytiques et toute autre société en ce qui concerne l’offre du Service.
6. Données agrégées (données personnelles non identifiables)
Nous pouvons être amenés à partager des données agrégées avec des tiers. Les données agrégées ont dans ces cas été compilées à partir d’informations collectées par le biais du Service et peuvent, par exemple, consister en des statistiques de trafic Internet ou de localisation géologique dans le cadre de l’utilisation du Service. Les données agrégées ne contiennent aucune information pouvant être utilisée pour identifier des personnes individuelles et ne sont donc pas des données à caractère personnel.
7. Cookies
Lorsque les Utilisateurs utilisent le Service, les informations relatives à l’utilisation peuvent être stockées sous forme de cookies. Les cookies sont des fichiers texte passifs qui sont stockés dans le navigateur Internet, sur l’appareil de l’Utilisateur (un ordinateur, un téléphone mobile ou une tablette) lors de l’utilisation du Service. Nous utilisons ces cookies pour améliorer l’utilisation du Service par l’Utilisateur et pour recueillir des informations sur, par exemple, des statistiques d’utilisation du Service. Ceci nous permet notamment de sécuriser, de maintenir et d’améliorer le Service. Les informations collectées par le biais des cookies peuvent dans certains cas être des données à caractère personnel et sont, dans ce cas, régies par notre Politique relative aux cookies.
Les Utilisateurs pourront à tout moment désactiver l’utilisation des cookies en modifiant les paramètres locaux de leurs appareils. La désactivation des cookies peut affecter l’expérience du Service, par exemple en désactivant certaines fonctions du Service.
8. Modifications
Nous avons le droit, à tout moment, d’apporter des modifications ou des ajouts à notre Politique de confidentialité. La dernière version de notre Politique de confidentialité sera toujours disponible via le Service. Une nouvelle version sera considérée comme ayant été communiquée aux Utilisateurs lorsque ce dernier aura reçu un e-mail l’informant de la nouvelle version (en utilisant l’e-mail déclaré par l’Utilisateur dans le cadre de l’utilisation du Service), ou lorsqu’il aura été informé d’une autre manière de la nouvelle Politique de confidentialité.
9. Contact
Si vous avez des questions, si vous souhaitez recevoir des informations supplémentaires sur le traitement de vos données personnelles ou si vous avez d’autres questions, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-après ; jobs@visiativ.com
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EN
Privacy policy for recruitment using Teamtailor
The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by Teamtailor on behalf of Trustpair ("Controller" “we” “us” etc.). It is important that the persons using the Service ("Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").
1. General
We are the controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to our business.
2. Collection of personal data
We are responsible for the processing of the personal data that the Users contributes to the Service, or for the personal data that we in other ways collects with regards to the Service.
When and how we collect personal data
We collect personal data about Users from Users when Users;
- make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn; and
- use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
- provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure;
We collect data from third parties, such as Facebook, LinkedIn and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service.
In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.
The types of personal data collected and processed
The categories of personal data that can be collected through the Service can be used to identify natural persons from names, e-mails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn-accounts, answers to questions asked through the recruiting, titles, education and other information that the User or others have provided through the Service. Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.
Purpose and lawfulness of processing
The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage recruiting. The lawfulness of the processing of personal data is our legitimate interest to simplify and facilitate recruitment.
Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such personal data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.
The consent of the data subject
The User consents to the processing of its personal data with the purpose of Controller’s handling recruiting. The User consents that personal data is collected through the Service, when Users;
- make an application through the Service, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source as Facebook or LinkedIn, and that Controller may use external sourcing-tools to add additional information; and
- when they use the Service to connect to Controller’s recruitment department, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
The User also consents to the Controller collecting publically available information about the User and compiles them for use in recruitment purposes.
The User consents to the personal data being collected in accordance with the above a) and b) will be processed according to the below sections Storage and transfer and How long the personal data will be processed.
The User has the right to withdraw his or her consent at any time, by contacting Controller using the contact details listed under 9. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
Storage and transfers
The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, or such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers or to other supplies where adequate safeguards are in place to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain documentation regarding such adequate safeguards, contact us using the Contact details listed in 9.
How long the personal data will be processed
If a User does not object, in writing, to the processing of their personal data, the personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above. Note that an applicant (User) may be interesting for future recruitment and for this purpose we may store Users’ Personal Data until they are no longer of value as potential recruitments. If you as a User wish not to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in paragraph 9.
3. Users’ rights
Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, by notifying in writing, us using the contact details below under paragraph 9 below. Users have the right to one (1) copy of the processed personal data which belongs to them without any charge. For further demanded copies, Controller has a right to charge a reasonable fee on the basis of the administrative costs for such demand.
Users have the right to, if necessary, rectification of inaccurate personal data concerning that User, via a written request, using the contact details in paragraph 9 below.
The User has the right to demand deletion or restriction of processing, and the right to object to processing based on legitimate interest under certain circumstances.
The User has the right to revoke any consent to processing that has been given by the User to Controller. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
The User has under certain circumstances a right to data portability, which means a right to get the personal data and transfer these to another controller as long as this does not negatively affect the rights and freedoms of others.
User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority regarding the processing of personal data relating to him or her, if the User considers that the processing of personal data infringes the legal framework of privacy law.
4. Security
We prioritize the personal integrity and therefore works actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance to this Privacy Policy and the GDPR-regulation.
However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk, so all transfers are made on the own risk of the person transferring the data. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.
5. Transfer of personal data to third party
We will not sell or otherwise transfer Users’ personal data to third parties.
We may transfer Users’ Personal Data to;
- our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service;
- authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and
- authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.
We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations. We cooperate with the following categories of processors of personal data; Teamtailor, who supplies the Service, server and hosting companies, e-mail reference companies, video processing companies, information-sourcing companies, analytical service companies and other companies with regards to suppling the Service.
6. Aggregated data (non-identifiable personal data)
We may share aggregated data to third parties. The aggregated data has in such instances been compiled from information that has been collected through the Service and can, for example, consist of statistics of internet traffic or the geological location for the use of the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual persons and is thus not personal data.
7. Cookies
When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.
Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.
8. Changes
We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.
9. Contact
For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details; jobs@visiativ.com
